然后又对马振虎说，“你的责任再通知参会的秘书人员，通知他们开会的时间，地点就可以了。“
“好的，我立即打电话通知他们。“马振虎说。
等到开会的这一天，张永丽、马振虎和李素丽提前到会，检查主席台上话筒有没有声音，签到桌上有没有摆放笔等细节。下午四时，机关单位文秘人员，陆陆续续地来到了县委礼堂。
马振虎负责签到，李素丽负责人员的入场座位，因为机关人员开会，都喜欢坐在后面的位置。所以，开会之前，工作员要安排参会人员尽量坐满前排座位，这样不影响会议气氛。
文秘人员到齐后，马振虎把签到本递给了张永丽，“应到74人，实到70人。”马振虎解释道。
张永丽走到曹大刚面前，把到会人员的情况告诉了他。
“那就不等了，会议就开始吧。”曹大刚说。
张永丽主持会议。她简要地说了开会的目的，然后曹大刚讲话。
“同志们，自从上次文秘培训班结束后，又是一个多月过去了。今天把大家召集到这儿开会，就是一个目的，那就是根据同志们的要求，我们办了一个文秘工作简报，请大家积极供稿，相互交流，共同提高。下面请张永丽同志，将简报的写稿要求和注意事项，向大家做一说明。”
张永丽走向主席台，她把秘书工作简报需要哪方向的稿件，写作的要求，做了简明扼要的说明。
然后由马振虎和李素丽把第一期秘书工作简报发给了秘书工作人员。